Outsourcing účetnictví. ANO, nebo NE?

Přenechat vedení účetnictví externí firmě, nebo mít vlastní účtárnu? Zeptali jsme se Antonína Kadlece, partnera v PKF APOGEO pro metodologii a strategii.

Pracujete v české poradenské skupině PKF APOGEO, která nabízí služby v oblasti účetnictví, daní, mezd a dalších. Jaký je váš názor na outsourcing účetnictví?

Účetnictvím se zabývám od střední školy. Podlehl jsem úžasné logice podvojného účetnictví a záhy pochopil, jak se účetní práce dá zefektivnit – to byla ještě doba papírová, ale už se účtovalo na počítačích. Počítače totiž měly další programy, ve kterých se daly provádět výpočty a tvořit tabulky rychleji než s propiskou, pravítkem a kalkulačkou na papíře. Také jsem si začal všímat, jak výstupy z účetnictví mluví a co všechno se z nich dá vyčíst. Mí učitelé byli zdatní účtaři, chodili na školení, kam je občas zaměstnavatel poslal, ale pořád dokola účtovali stejné případy. Externí účtárna vede účetnictví různorodým klientům s různorodou činností. A mnohdy k nám chodí právě klienti, kteří narazili na limity svých účetních, zvlášť v dnešní době, kdy trendem až nezbytností je digitalizace, automatizace procesů, přímé propojování softwarů a používání nástrojů takzvané umělé inteligence.

Takže byste outsourcing účetnictví jednoznačně doporučil?

Jednoznačně ano. Účetnictví se nezadržitelně přesouvá z pouhého vedení účetních knih a sestavování výkazů do komplexního poradenství pro ekonomické a finanční záležitosti každé firmy, respektive účetní jednotky. Do rozvoje odborných dovedností našich pracovníků investujeme nemalé prostředky a čas, abychom uměli našim klientům poskytnout moderním způsobem požadované služby na očekávané úrovni. Takového komfortu se účetním v interních účtárnách bohužel dostává spíše vzácně, je to hodně individuální. Znám interní účtárny, které díky excelentnímu managementu fungují tak, že by se o nich daly psát učebnice.

A jaké jsou tedy hlavní výhody outsourcingu?

Většina výhod souvisí se zaměstnanci. Nemusíte se starat o nábor, zácvik, zmíněné proškolování na legislativní novinky a nové technologie, kariérní rozvoj, zastupitelnost v případě nemoci, dovolených a sezonních výkyvů. Nemusíte vynakládat prostředky na pracovní místo, jeho vybavení, řešit pracovní vytíženost, fluktuaci, v neposlední řadě odstupné. Externí účtárně platíte jen služby, které si objednáte. Nemusíte platit licence, upgrade a údržbu účetního softwaru. A navíc – externí účtárna má profesní pojištění, pokud způsobí škodu, odpovídá za ni v plném rozsahu. To se týká i bezpečnosti informací.

A jednou větou?

Outsourcing účetnictví umožňuje snížit náklady, získat přístup k odborným znalostem, zlepšit bezpečnost dat, reagovat flexibilně na změny a lépe se soustředit na svou hlavní činnost.

Ten nejlevnější nebývá ten nejlepší.

Ale zadarmo to není. Spíše panuje přesvědčení, že outsourcing je drahý.

Na první pohled se to tak může zdát. Pokud si ale jako řádný hospodář správně propočítáte všechny náklady a kvantifikujete rizika, pak zpravidla dospějete k opačnému závěru. To platí samozřejmě pro účetní jednotky do určité velikosti.

To zní, jako že outsourcing účetnictví je to ideální řešení.

Může být. Klíčová je volba správného poskytovatele outsourcingu. Ten nejlevnější nebývá ten nejlepší. Je nutné vybrat spolehlivého partnera pro dlouhodobý vztah, který vám rozumí, dokáže se přizpůsobit vašim potřebám a pomůže vám plně se soustředit na vaši hlavní činnost.

Zdroj: PKF APOGEO

www.pkfapogeo.cz